Schaffen Sie sichere Rahmenbedingungen für Ihre Mahn- und Inkassofälle

Viele Unternehmen in Deutschland haben die DSGVO längst in ihre Prozesse integriert. Das Thema Umgang mit Kundendaten hat mittlerweile eine zentrale Rolle in Unternehmen jeder Größe eingenommen. Auch bei Collectia bemerken wir dieses verstärkte Bewusstsein für Datenschutz und Datensicherheit bei der Handhabung von Schuldnerfällen.

Wir erhalten häufig Fragen zur sicheren und gesetzeskonformen Handhabung von Schuldnern und ihren Daten – sowohl bei eigenen als auch bei externen Inkasso Maßnahmen. Vor Kurzem haben wir ein Inkasso-Seminar in Berlin abgehalten, bei dem die Frage aufkam, wie Unternehmen ihre Kommunikation mit Schuldnern rechtlich sicher gestalten. Dieses Thema ist von hoher Relevanz, weshalb wir in diesem Artikel ein paar Tipps zur sicheren Datenverarbeitung im Inkassoverfahren geben möchten.

Verschlüsselte Kommunikation

Wir empfehlen stets, die Kommunikation zwischen Ihnen und dem Schuldner zu verschlüsseln. So stellen Sie sicher, dass nur Sie und der Schuldner Zugriff auf die vertraulichen Daten haben.

Besonders wenn personenbezogene Daten im Austausch sind, ist die verschlüsselte Kommunikation entscheidend. Falls Ihr Unternehmen Microsoft Office oder Microsoft 365 nutzt, ist die Verschlüsselung von Nachrichten einfach umzusetzen. Wenden Sie sich hierfür an Ihre IT-Abteilung.

Beschränken Sie den Zugriff auf Mahn- und Inkassofälle

In vielen Unternehmen haben mehr Mitarbeiter Zugriff auf sensible Schuldnerdaten, als es notwendig ist. Wir empfehlen, den Zugang zu solchen Daten auf diejenigen Personen zu beschränken, die aktiv damit arbeiten müssen. Begrenzen Sie die Zugriffsrechte in Ihrem ERP- oder Auftragsverwaltungssystem, um sicherzustellen, dass sensible Daten nur von den zuständigen Personen eingesehen werden können.

Übertragen Sie Inkassofälle digital an Ihre Inkassopartner

Ob Sie ein Inkassobüro oder einen Inkassoanwalt beauftragen: Übertragen Sie Ihre Inkassofälle vorzugsweise digital und verschlüsselt. So stellen Sie sicher, dass die sensiblen Informationen Ihrer Schuldner nur Ihnen und Ihrem Inkassopartner zugänglich sind.

Anforderungen an Ihren Inkassopartner stellen

Wenn Sie einen externen Partner für das Forderungsmanagement einsetzen, empfehlen wir Ihnen, klare Anforderungen an die Vorgehensweise und Kommunikation zu stellen. Eine enge Abstimmung zu den Prozessen und Kommunikationsmethoden mit Ihren Schuldnern sorgt dafür, dass Ihre Wünsche und Vorstellungen berücksichtigt werden. Die meisten Inkassounternehmen bieten detaillierte Einsichten und transparente Dokumentation zu jedem Schritt im Inkassoprozess.

Wählen Sie einen Inkassodienstleister mit digitaler Kommunikationsplattform

Inkasso kann auf verschiedene Arten durchgeführt werden – dies gilt auch für die Kommunikation zwischen Inkassobüro, Gläubiger und Schuldner. Wir empfehlen, einen Inkassopartner zu wählen, der eine gut strukturierte, digitale Plattform bietet. So minimieren Sie den Aufwand durch einzelne E-Mails und bündeln die gesamte Kommunikation zentral an einem Ort.

Viele Inkassodienstleister und auch Anwälte bieten heute digitale Plattformen, auf denen Gläubiger den Status ihrer Fälle überwachen, bearbeiten und kommunizieren können.

Unsere umfassende Erfahrung im verantwortungsvollen Umgang mit sensiblen Daten

Collectia verfügt über umfassende Erfahrung im Bereich Inkasso und legt großen Wert auf den respektvollen und datenschutzkonformen Umgang mit den Daten von Gläubigern und Schuldnern.

Unsere eigens entwickelte digitale Plattform ermöglicht Ihnen die Verwaltung, Verfolgung und Kommunikation Ihrer Inkassofälle in einem sicheren Umfeld, in dem nur autorisierte Personen Zugang zu den relevanten Daten haben. Schuldner erhalten ebenfalls Zugang zu einer gesicherten Plattform.