10 Tipps zur Vermeidung von Zahlungsausfällen

So vermeiden Sie Zahlungsausfälle

Für viele Unternehmen ist es kaum vermeidbar, früher oder später mit einem zahlungssäumigen Kunden konfrontiert zu werden. Sie haben eine Dienstleistung erbracht oder ein Produkt geliefert, und damit Anspruch auf eine fristgerechte Zahlung.

Wir haben 10 wertvolle Tipps für Sie, die Ihnen helfen können, Zahlungsausfälle zu reduzieren und potenziell unsichere Kunden frühzeitig zu erkennen und abzulehnen. Eine gute Kenntnis über die Bonität und Historie des Kunden sowie klare Unternehmensrichtlinien sind wichtige Bausteine, um Zahlungsausfälle zu vermeiden.

1. Lernen Sie Ihren Kunden kennen

Sammeln Sie so viele Informationen wie möglich über Ihren Kunden, um ein klares Bild über seine Identität und Bonität zu erhalten. Tools wie ID-Checks, Handelsregisterabfragen oder Qatchr für Bonitätsabfragen bieten wertvolle Einblicke. Google kann ebenfalls nützlich sein, um eine erste Einschätzung über den Ruf eines Kunden oder dessen Geschäftshistorie zu erhalten.

Es ist ratsam, auch bei neuen Geschäftsbeziehungen zu prüfen, ob der Kunde als zahlungssäumig eingestuft ist und wie seine Bonität bewertet wird.

2. Vereinbarungen schriftlich festhalten

Vertrauen ist gut, aber ein schriftlicher Vertrag ist besser – insbesondere bei größeren Summen. Vergewissern Sie sich, dass alle Vereinbarungen schriftlich festgehalten sind, damit keine Missverständnisse entstehen. Legen Sie von Anfang an klar fest, wie Sie mit offenen Forderungen umgehen, denn dies fördert in der Regel eine termingerechte Zahlung.

Im Streitfall kann ein schriftlicher Vertrag rechtliche Vorteile bieten. Zwar ist ein mündlicher Vertrag auch rechtsverbindlich, aber schwerer vor Gericht nachzuweisen.

3. Rechnung umgehend versenden

Warten Sie nicht zu lange, um Ihre Rechnung zu verschicken. Je länger Sie warten, desto länger gewähren Sie faktisch Kredit, was Ihr Cashflow beeinträchtigen kann. Schnelles Handeln signalisiert Professionalität und fördert eine zeitnahe Zahlung.

Auch im Mahnwesen gilt: Je schneller Sie reagieren, desto höher sind die Chancen, die Zahlung zu erhalten.

4. Klare Mahnverfahren und Geschäftsbedingungen

Stellen Sie sicher, dass der Kunde Ihre Geschäftsbedingungen versteht. Sollten Komplikationen auftreten, haben Sie idealerweise einen klaren Handlungsplan für den Fall, dass Zahlungen ausbleiben. Dies erhöht Ihre Chancen auf zeitgerechte Zahlungen und zeigt, dass Sie eine gut durchdachte Strategie verfolgen.

Legen Sie in Ihren Geschäftsbedingungen fest, wie Sie verfahren, wenn nach dem Mahnverfahren keine Zahlung eingeht – z.B. durch Weitergabe an ein Inkassounternehmen oder einen Anwalt. Eine transparente und konsistente Vorgehensweise erhöht die Erfolgschancen bei Forderungen.

5. Konsequent bleiben

Wenn Sie einen festen Prozess für zahlungssäumige Kunden entwickelt haben, ist Konsequenz das A und O. Halten Sie die festgelegten Fristen ein und handeln Sie rechtzeitig. Dies sendet eine klare Botschaft, dass Zahlungsverzögerungen nicht akzeptabel sind.

6. Bonitätsprüfungen und Hintergrundchecks

Ein einfacher Hintergrundcheck bei Neukunden ist oft hilfreich. Online-Bewertungen, z.B. auf Portalen wie Trustpilot, sowie Finanzdaten wie Jahresabschlüsse bieten gute Indikatoren für die finanzielle Lage eines Unternehmens.

Bonitätsprüfungen bei Anbietern wie Adressa sind ebenfalls von großem Nutzen. Die Auskunft darüber, ob ein Kunde als zahlungsunzuverlässig eingestuft ist, ermöglicht Ihnen eine präzisere Einschätzung potenzieller Risiken.

7. Finanzen des Kunden analysieren

Die Jahresabschlüsse von Unternehmen sind oft über offizielle Register abrufbar. Diese geben Ihnen Einblick in die Eigenkapitalausstattung und die finanzielle Stabilität eines Unternehmens. Eine niedrige Eigenkapitalquote kann auf finanzielle Probleme hinweisen. Eine weitere wichtige Kennzahl ist die Liquiditätsquote, die anzeigt, ob ein Unternehmen in der Lage ist, seine kurzfristigen Verbindlichkeiten zu decken.

8. Vorauszahlungen anfordern

Viele Zahlungsausfälle könnten vermieden werden, wenn Sie Vorauszahlungen oder Bankgarantien als Standardpraxis einführen. Auch wenn Unternehmen manchmal befürchten, dass Vorauszahlungen ein schlechtes Signal senden könnten, zeigt es letztlich, dass Sie seriös sind und sich um die Stabilität Ihres Geschäfts kümmern.

Besonders in Branchen mit hohen Materialkosten ist es ratsam, Vorauszahlungen zu verlangen, um die Zahlungsfähigkeit des Kunden zu testen. Oft zeigt die Bereitschaft, 10-20% im Voraus zu zahlen, die Seriosität des Kunden. Ein Kunde, der sich weigert, könnte ein Risiko darstellen.

9. Vertrauen Sie auf Ihren Instinkt

Auch wenn Sie alle Ratschläge befolgen, bleibt Ihre Intuition ein wichtiger Faktor. Zögern Sie nicht, sich zurückzuziehen, wenn Sie Zweifel an einem Kunden haben, auch wenn dieser formell „in Ordnung“ zu sein scheint.

10. Inkassopartner als Absicherung

Falls ein Kunde auch nach Mahnungen und Erinnerungen nicht zahlt, sollten Sie einen Inkassodienst oder einen Anwalt einschalten. Achten Sie darauf, dass offene Forderungen rechtzeitig bearbeitet werden – in der Regel nicht länger als 40 Tage nach Fälligkeit. Dies erhöht die Erfolgschancen im Inkassoverfahren.