5 ineffektive Schritte im Inkassoprozess

Was macht gutes Inkasso eigentlich aus? Wie können Sie sicherstellen, dass Ihr Inkassoprozess effektiv abläuft? Und welche Aufgaben sollten Unternehmen unbedingt selbst erledigen?

Fragen rund um Inkasso beschäftigen viele Unternehmen. Bei Collectia teilen wir unsere Erfahrung, um Firmen dabei zu unterstützen, sich besser gegen Zahlungsausfälle zu schützen und Inkassoverfahren effizient zu gestalten – unabhängig davon, ob Sie das Inkasso selbst oder über einen externen Anbieter durchführen lassen.

Mit umfassender Erfahrung im Bereich Forderungsmanagement wissen wir, wie effizienter Forderungseinzug funktioniert, ganz gleich in welcher Branche unsere Kunden tätig sind.

In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen fünf häufige Fehler im Inkassoprozess, die oft den erfolgreichen Forderungseinzug behindern.

1. Versand von Kontoauszügen

Viele Unternehmen, vor allem im B2B-Bereich, schicken Kontoauszüge als Erinnerung an Kunden mit offenen Rechnungen. Leider haben Kontoauszüge oft eine geringe Wirkung im Vergleich zu deutlich formulierten Zahlungserinnerungen oder Mahnungen. Kontoauszüge werden häufig als freundlicher Hinweis wahrgenommen und haben daher selten die gleiche Durchsetzungskraft wie eine offizielle Mahnung.

2. Mahnungen ohne Mahngebühr

Ob mit oder ohne Mahngebühr – viele Unternehmen sind sich uneinig, ob Mahngebühren effektiv sind. Doch in der Regel erhöhen Mahngebühren die Wahrscheinlichkeit, dass Schuldner ihre offenen Rechnungen schneller begleichen. Kunden, die versuchen, Zahlungen hinauszuzögern, sind häufig eher bereit zu zahlen, wenn eine Mahngebühr oder Verzugszinsen anfallen.

Anders verhält es sich bei Kunden, die finanziell nicht in der Lage sind zu zahlen. In diesen Fällen haben Mahngebühren oft wenig Effekt.

3. Fehlende Konsequenz

Zahlungssäumige Kunden, die zwar zahlen wollen, aber nicht können, setzen Prioritäten. Gläubiger, die konsequent an ihre Forderungen erinnern und regelmäßig Kontakt halten, werden eher bezahlt als solche, die nur selten Mahnungen versenden oder andere Maßnahmen ergreifen. Konsequentes Vorgehen signalisiert Dringlichkeit und kann die Chancen auf Zahlung erheblich erhöhen.

Es ist auch wichtig, dass die Zeitabstände zwischen Mahnungen oder anderen Inkassoschritten nicht zu groß sind. Lange Pausen signalisieren Nachlässigkeit, was dazu führen kann, dass der Kunde andere Gläubiger bevorzugt. Darüber hinaus sollten Mahnungen mit Mahngebühren stets eine angemessene Zahlungsfrist einhalten. Wird die Frist nicht eingehalten, sollte die nächste Mahnung unverzüglich folgen.

4. Drohende oder aggressive Ansprache

Wir verstehen, dass unbezahlte Rechnungen frustrierend sind. Eine aggressive oder drohende Ansprache kann jedoch kontraproduktiv sein und zur Eskalation führen. Manche Kunden reagieren empfindlich auf Druck und könnten dazu neigen, die Zahlung weiter zu verzögern oder abzulehnen.

Es ist wichtig, professionell zu bleiben, auch wenn der Kunde negativ reagiert. Bleiben Sie sachlich, hören Sie dem Kunden zu und verwenden Sie keine leeren Drohungen, wie z.B. die Androhung rechtlicher Schritte oder die Weitergabe sensibler Daten.

5. Keine klare Inkassostruktur

Effektives Inkasso benötigt klare Strukturen und Verantwortlichkeiten. Ohne eine feste Strategie und klare Zuständigkeiten wird der Inkassoprozess ineffizient und unübersichtlich.

Wir empfehlen, dass Unternehmen eine feste Inkassostruktur etablieren, die definiert, wer für das Inkasso verantwortlich ist, wann Schritte erfolgen sollten und welche Maßnahmen im Prozess enthalten sind.

Möchten Sie professionelle Unterstützung für ein effektives Inkasso?

Collectia unterstützt zahlreiche Unternehmen mit umfassender Erfahrung im Inkassomanagement. Wir optimieren auch Ihre Inkassoprozesse und bieten maßgeschneiderte Lösungen für Ihre spezifischen Anforderungen.

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