Offene Rechnungen einfordern und eintreiben – Ihre Optionen im Überblick

Offene Rechnungen sind für viele Unternehmen kein Einzelfall, sondern ein wiederkehrendes Problem. Bleibt eine fällige Rechnung unbezahlt, leidet nicht nur die Liquidität. Auch Buchhaltung, Vertrieb und Geschäftsführung investieren Zeit in Nachverfolgung, Abstimmung und Eskalation. Genau deshalb ist es wichtig, offene Forderungen nicht zu lange liegen zu lassen, sondern strukturiert zu bearbeiten. Das entspricht auch der Suchintention hinter dem Thema: Nutzer wollen vor allem wissen, was sie jetzt konkret tun können.

Der richtige Umgang mit offenen Rechnungen folgt in der Praxis meist einer klaren Logik: erst intern prüfen, dann das Gespräch suchen, anschließend schriftlich erinnern, bei Bedarf mahnen und schließlich Inkasso als nächsten professionellen Schritt prüfen. Gleichzeitig ist wichtig, keine falschen rechtlichen Aussagen zu treffen: Mehrere Mahnungen sind nicht gesetzlich vorgeschrieben. Für den Verzug ist maßgeblich § 286 BGB. Unter bestimmten Voraussetzungen reicht bereits eine eindeutige Mahnung nach Eintritt der Fälligkeit aus, um Verzug auszulösen, und bei Entgeltforderungen greift spätestens nach 30 Tagen die gesetzliche Verzugsregelung, bei Verbrauchern allerdings nur bei entsprechendem Hinweis in der Rechnung.

Key Points

• Offene Rechnungen entstehen, wenn eine fällige Rechnung nicht innerhalb des vereinbarten oder gesetzlichen Zahlungsziels bezahlt wird.
• Unternehmen sollten zuerst intern prüfen, dann das Gespräch suchen und anschließend eine klare schriftliche Zahlungserinnerung mit Frist versenden.
• Bleibt die Zahlung aus, kann professionelles Inkasso die Forderung weiterbearbeiten. Unternehmen sollten je nach Situation prüfen, welcher weitere Weg wirtschaftlich sinnvoll ist.
• Die regelmäßige Verjährungsfrist für offene Rechnungen beträgt drei Jahre; sie beginnt grundsätzlich mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und der Gläubiger Kenntnis hat.
• Wer zu lange wartet, riskiert unnötige Ausfälle, höheren Aufwand und schlechtere Realisierungschancen.

Was ist eine offene Rechnung?

Eine offene Rechnung ist eine Rechnung, die nach Ablauf des vereinbarten oder gesetzlichen Zahlungsziels nicht bezahlt wurde. Im engeren Sinn geht es also um eine fällige Forderung, für die noch kein Zahlungseingang verbucht wurde. Davon zu unterscheiden ist der buchhalterische Begriff des offenen Postens, der breiter verwendet wird und auch noch nicht fällige Forderungen umfassen kann.

Rechtlich entscheidend ist, ob die Forderung bereits fällig ist und ob der Schuldner sich im Verzug befindet. Ist keine Zeit für die Leistung bestimmt, kann der Gläubiger die Leistung grundsätzlich sofort verlangen. Bei Entgeltforderungen tritt Verzug spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung ein; bei Verbrauchern allerdings nur, wenn sie in der Rechnung besonders auf diese Folge hingewiesen wurden. Im unternehmerischen Geschäftsverkehr greift diese Regelung regelmäßig ohne besonderen Hinweis.

Offene Rechnungen einfordern – Die Schritt-für-Schritt-Anleitung

Schritt 1 – Rechnung intern prüfen

Bevor Sie aktiv werden, sollten Sie die Rechnung intern sauber prüfen. Stimmt der Rechnungsbetrag? Wurde die richtige Leistung abgerechnet? Ist die Rechnung dem richtigen Empfänger zugestellt worden? Wurde das Zahlungsziel klar angegeben? Gerade vermeintlich kleine Fehler führen in der Praxis oft dazu, dass Zahlungen verzögert werden oder Schuldner Einwendungen erheben.

Außerdem sollten Sie klären, wann die Forderung fällig geworden ist und ob bereits Verzugsfolgen eintreten können. Ohne diese Prüfung entsteht später unnötiger Aufwand, weil man mit Mahnungen oder Inkasso in einen Fall geht, der intern noch nicht sauber vorbereitet ist. Genau deshalb beginnt gutes Forderungsmanagement immer mit Datenqualität und Dokumentation.

Schritt 2 – Gespräch suchen

Bevor Sie formell eskalieren, ist ein direkter Kontakt oft sinnvoll. Ein freundlicher Anruf oder eine kurze persönliche Nachfrage per E-Mail kann bereits klären, ob es sich um ein Versehen, einen internen Freigabeprozess oder ein tatsächliches Zahlungsproblem handelt.

Wer früh sauber kommuniziert, erhöht die Chance auf Zahlung und wahrt gleichzeitig die Kundenbeziehung. Wichtig ist nur, das Gespräch intern zu dokumentieren – also Datum, Ansprechpartner, Kernaussage und eventuelle Zusagen festzuhalten.

Schritt 3 – Zahlungserinnerung versenden

Bleibt die Zahlung nach dem ersten Kontakt aus, sollte eine schriftliche Zahlungserinnerung folgen. Diese ist rechtlich und praktisch ein zentraler Schritt, weil sie Klarheit schafft und den Schuldner eindeutig mit der offenen Forderung konfrontiert.

Eine gute Zahlungserinnerung sollte enthalten:

• Rechnungsnummer
• Rechnungsdatum
• offenen Betrag
• ursprüngliches Fälligkeitsdatum
• neue Zahlungsfrist
• Hinweis auf mögliche Verzugsfolgen

Juristisch ist wichtig: Eine eindeutige Mahnung nach Eintritt der Fälligkeit kann ausreichen, um den Kunden in Verzug zu setzen, wenn die Voraussetzungen des § 286 BGB vorliegen. Es gibt keine gesetzliche Pflicht zu mehreren Mahnungen.

Vorlage – Zahlungserinnerung für offene Rechnungen

Betreff: Zahlungserinnerung zur Rechnung [Rechnungsnummer]

Sehr geehrte Damen und Herren,

zu unserer Rechnung vom [Datum] über [Betrag] konnten wir bislang keinen Zahlungseingang feststellen. Das Zahlungsziel ist am [Datum] abgelaufen.

Wir bitten Sie, den offenen Betrag bis spätestens [Datum, z. B. in 14 Tagen] auf das unten genannte Konto zu überweisen.

Sollte die Zahlung bereits erfolgt sein, betrachten Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos. Bei Rückfragen oder Unstimmigkeiten melden Sie sich gern direkt bei uns.

Mit freundlichen Grüßen
[Unternehmen / Ansprechpartner]
[Kontaktdaten]

Schritt 4 – Mahnung(en) versenden

Reagiert der Schuldner weiterhin nicht, folgt die nächste Eskalationsstufe: die Mahnung. Auch hier gilt: Mehrere Mahnungen sind rechtlich nicht vorgeschrieben, aber in der Praxis oft sinnvoll, um die Kommunikation nachvollziehbar und stufenweise aufzubauen. Eine erste Mahnung kann noch sachlich-freundlich formuliert sein, eine zweite oder letzte Mahnung darf den Ernst der Lage deutlicher machen und eine klare Frist vor der Übergabe an Inkasso setzen.

Ab Verzug können außerdem Verzugszinsen geltend gemacht werden. Nach § 288 BGB gelten bei Verbraucherbeteiligung grundsätzlich fünf Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, bei Entgeltforderungen ohne Verbraucher neun Prozentpunkte über dem Basiszinssatz. Bei Entgeltforderungen gegen Schuldner, die keine Verbraucher sind, kann zusätzlich die gesetzliche 40-Euro-Pauschale verlangt werden.

Mahnschreiben richtig formulieren

Außergerichtliches Mahnverfahren

Schritt 5 – Inkasso beauftragen

Wenn interne Mahnungen erfolglos bleiben, ist professionelle Unterstützung oft der sinnvollste nächste Schritt. Genau hier kippt die Aufgabe vom internen Mahnwesen in ein strukturiertes externes Forderungsmanagement. Für viele Unternehmen ist das der Punkt, an dem der interne Aufwand unverhältnismäßig wird oder das Thema zu stark auf Liquidität und Ressourcen drückt.

Ein professioneller Inkassodienstleister übernimmt dann die strukturierte Kommunikation mit dem Schuldner, prüft den Fall und verfolgt die Forderung zunächst vorgerichtlich weiter und kann – je nach Beauftragung und Fallgestaltung – auch weitere rechtliche Schritte begleiten, insbesondere das gerichtliche Mahnverfahren.

Inkasso beauftragen

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Schritt 6 – Gerichtliches Mahnverfahren & Zwangsvollstreckung

Bleibt auch das vorgerichtliche Inkasso ohne Erfolg, kann die Forderung in das gerichtliche Mahnverfahren übergehen. Dieses endet – wenn kein Widerspruch eingelegt wird – im Vollstreckungsbescheid und damit in einem Titel. Mit einem Vollstreckungstitel wird die Forderung grundsätzlich vollstreckbar und unterliegt regelmäßig der 30-jährigen Verjährungsfrist des § 197 BGB.

Weitere Optionen bei offenen Forderungen

Welche weiteren Optionen gibt es?

Nicht jede offene Rechnung wird intern bis zum Ende weiterbearbeitet. Unternehmen prüfen je nach Situation unterschiedliche Wege, um offene Forderungen wirtschaftlich sinnvoll zu steuern. Dazu gehören insbesondere professionelles Inkasso, strukturierte außergerichtliche Bearbeitung und – je nach Anbieter im Markt – auch andere Modelle der Forderungsbearbeitung.

Welche Lösung im Einzelfall sinnvoll ist, hängt vor allem von Liquiditätslage, Forderungshöhe, Alter der Forderung und internen Ressourcen ab.

Wann lohnt sich professionelles Handeln bei offenen Rechnungen?

Professionelles Handeln ist besonders dann sinnvoll, wenn:

• Liquiditätsdruck besteht
• der Außenstand schon länger offen ist
• der interne Aufwand zu hoch wird
• schnelle Planbarkeit wichtiger ist als die volle Realisierung

Für Unternehmen bedeutet das: Nicht immer ist die längste interne Nachverfolgung die beste Lösung. Gerade bei knappen Ressourcen kann ein klarer, professionell gesteuerter Prozess wirtschaftlich sinnvoller sein als ein langes Nachfassen mit ungewissem Ausgang.

Wann verjähren offene Rechnungen?

Die regelmäßige Verjährungsfrist für offene Rechnungen beträgt drei Jahre. Das ergibt sich aus § 195 BGB. Für Nutzer besonders wichtig ist aber nicht nur die Dauer, sondern der Fristbeginn: Nach § 199 BGB beginnt die regelmäßige Verjährung grundsätzlich mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und der Gläubiger von den maßgeblichen Umständen und der Person des Schuldners Kenntnis hatte.

Ein einfaches Beispiel:

Wird eine Rechnung am 1. August 2024 fällig, beginnt die regelmäßige Verjährung nicht sofort an diesem Tag, sondern grundsätzlich mit Ablauf des 31. Dezember 2024. Die Forderung verjährt dann mit Ablauf des 31. Dezember 2027.

Wichtig ist außerdem: Die Verjährung kann gehemmt oder neu gestartet werden. Die Verjährung kann durch einen Antrag auf Erlass eines Mahnbescheids gehemmt werden, wenn die Zustellung demnächst erfolgt.  Ein Anerkenntnis des Schuldners – zum Beispiel durch Teilzahlung – kann nach § 212 BGB zu einem Neubeginn führen.

Verjährungsrecht im Detail

Handeln Sie, bevor die Verjährung greift

Fazit: Schnell handeln, die richtige Option wählen

Offene Rechnungen sollten nicht passiv verwaltet, sondern aktiv gesteuert werden. Der richtige Weg beginnt mit interner Prüfung und klarer Kommunikation, geht über Zahlungserinnerung und Mahnung und führt – wenn nötig – zu Inkasso oder Forderungsverkauf.

Für Unternehmen und Selbstständige gilt dabei: Je früher gehandelt wird, desto besser sind in der Regel die Realisierungschancen. Wer zu lange wartet, riskiert nicht nur höhere administrative Kosten, sondern auch schlechtere Vollstreckungsperspektiven und irgendwann die Verjährung der Forderung. Professionelles, dialogorientiertes Inkasso oder ein wirtschaftlich sinnvoller Forderungsverkauf können deshalb beide richtige Antworten sein – je nach Situation.

Collectia passt genau in dieses Bild: digital, transparent, professionell und mit Fokus auf den Erhalt der Kundenbeziehung. Für Unternehmen, die offene Rechnungen einfordern und professionell weiterverfolgen möchten, ist das eine naheliegende und wirtschaftlich sinnvolle Lösung.

FAQ — Häufige Fragen zu offenen Rechnungen

Wie kann man offene Rechnungen einfordern?

Zunächst sollte die Rechnung intern geprüft und dann der direkte Kontakt gesucht werden. Bleibt die Zahlung aus, folgt eine schriftliche Zahlungserinnerung mit klarer Frist. Reagiert der Schuldner nicht, können Mahnung, Inkasso und gegebenenfalls gerichtliche Schritte folgen.

Wie lange kann man offene Rechnungen einfordern?

Ohne Titel grundsätzlich innerhalb der regelmäßigen Verjährungsfrist von drei Jahren. Mit einem Vollstreckungsbescheid oder einem anderen Vollstreckungstitel gilt regelmäßig die 30-jährige Verjährungsfrist nach § 197 BGB.

Wann verjähren offene Rechnungen?

Regelmäßig nach drei Jahren gemäß § 195 BGB. Die Frist beginnt grundsätzlich mit Ablauf des Jahres der Anspruchsentstehung und Kenntnis nach § 199 BGB.

Welche Möglichkeiten gibt es neben der internen Bearbeitung?

Neben der internen Bearbeitung kommt vor allem professionelles Inkasso in Betracht. So lassen sich offene Forderungen strukturiert, rechtssicher und mit geringerem internem Aufwand weiterverfolgen.

Was tun, wenn der Kunde trotz Mahnung nicht zahlt?

Dann ist professionelle Unterstützung oft der sinnvollste Schritt. Ein registrierter Inkassodienstleister übernimmt die weitere Schuldnerkommunikation und kann die Forderung strukturiert außergerichtlich und – je nach Fall – gerichtlich weiterverfolgen.

Wer trägt die Inkassokosten beim Eintreiben offener Rechnungen?

Im vorgerichtlichen Inkasso können die Kosten grundsätzlich als Verzugsschaden gegenüber dem Schuldner geltend gemacht werden, wenn die rechtlichen Voraussetzungen vorliegen.