Zahlungserinnerung
Was ist eine Zahlungserinnerung?
Eine Zahlungserinnerung ist eine Mitteilung über eine ausstehende Zahlung in Bezug auf eine oder mehrere offene Forderungen. Unternehmen versenden in der Regel Zahlungserinnerungen, wenn das Zahlungsziel einer Rechnung überschritten ist und der Schuldner noch nicht bezahlt hat.
Eine Zahlungserinnerung dient also dazu, den Schuldner an eine offene Zahlung zu erinnern, falls er eine oder mehrere Rechnungen übersehen hat.
In Deutschland wird eine Zahlungserinnerung auch häufig als Mahnung oder Mahnschreiben bezeichnet.
Zahlungserinnerung oder Mahnschreiben?
Die Begriffe Zahlungserinnerung, Mahnung und Mahnschreiben werden im Geschäftsalltag häufig ähnlich verwendet. Rechtlich kommt es jedoch weniger auf die Bezeichnung als auf den Inhalt des Schreibens an.
Eine Zahlungserinnerung kann zugleich eine Mahnung im Sinne des § 286 BGB sein, wenn der Schuldner nach Eintritt der Fälligkeit eindeutig zur Zahlung aufgefordert wird. Eine besonders strenge Form oder die Überschrift „Mahnung“ ist dafür grundsätzlich nicht erforderlich.
Das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) verwendet den Begriff „Mahnung“. In der Praxis wird „Zahlungserinnerung“ häufig für eine freundlich formulierte erste Zahlungsaufforderung verwendet.
Wie wird eine Zahlungserinnerung verfasst?
Es gibt keine gesetzlich vorgeschriebene Form für eine Zahlungserinnerung.
Sie können das Schreiben daher grundsätzlich an Ihre eigenen Prozesse und Ihre Kundenkommunikation anpassen. Soll die Zahlungserinnerung zugleich als Mahnung im Sinne des § 286 BGB wirken, sollte aus dem Schreiben eindeutig hervorgehen, welche fällige Zahlung verlangt wird.
Empfehlenswert sind insbesondere Angaben zur Rechnungsnummer, zum Rechnungsbetrag und zum ursprünglichen Fälligkeitsdatum. Zusätzlich kann eine neue Zahlungsfrist genannt werden. So kann der Schuldner die offene Forderung eindeutig zuordnen und weiß, bis wann die Zahlung erwartet wird.
Mahnkosten bei Zahlungserinnerungen
Befindet sich der Schuldner bereits im Verzug, kann der Gläubiger grundsätzlich Ersatz für erforderliche Kosten verlangen, die durch den Zahlungsverzug entstehen. Dazu können unter bestimmten Voraussetzungen auch Kosten für weitere Mahnungen gehören.
Die Höhe solcher Mahnkosten darf jedoch nicht beliebig festgelegt werden. Erstattungsfähig sind grundsätzlich nur angemessene, tatsächlich durch den Verzug verursachte Kosten. Überhöhte pauschale Mahngebühren können unzulässig sein.
Eine gesetzlich vorgeschriebene Mindestfrist von zehn Tagen zwischen einzelnen Mahnungen gibt es nicht. Unternehmen können ihr Mahnwesen daher an ihre eigenen Prozesse und Kundenbeziehungen anpassen, sollten dabei jedoch klare und angemessene Zahlungsfristen setzen.
Muster für eine Zahlungserinnerung
Was sollte in einer Zahlungserinnerung stehen und wie kann sie formuliert werden?
Eine Zahlungserinnerung sollte die offene Forderung eindeutig erkennen lassen und den Kunden klar darüber informieren, welche Zahlung noch aussteht. Angaben wie Rechnungsnummer, Rechnungsbetrag und Fälligkeitsdatum erleichtern die Zuordnung. Zusätzlich kann eine neue Zahlungsfrist genannt werden.
Die Formulierung kann freundlich und sachlich gehalten werden. Entscheidend ist, dass für den Empfänger eindeutig erkennbar ist, welche fällige Zahlung verlangt wird.
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