Mahngebühren: Wichtige Informationen für Unternehmen

Jeden Tag sehen sich Unternehmen, ob groß oder klein, damit konfrontiert, dass Rechnungen nicht rechtzeitig bezahlt werden. Die Gründe für Zahlungsverzug sind vielfältig, daher kann ein Mahnschreiben, ob mit oder ohne Gebühr, eine hilfreiche Erinnerung für den Schuldner sein.

Warum Mahnungen versenden?

Bleibt eine Zahlung aus, sollte der Schuldner möglichst bald nach Fälligkeit der Rechnung daran erinnert werden. Zahlungsverzug resultiert oft einfach aus Vergesslichkeit, weshalb eine Erinnerung per Telefon oder schriftlich als Mahnung sinnvoll ist.

Die Erfahrung zeigt, dass frühzeitige Mahnungen oft zu schneller Zahlung führen und damit die Einziehung offener Beträge erleichtern.

Regeln für Mahngebühren

Sobald die Zahlungsfrist überschritten ist, können Sie als Gläubiger ein Mahnschreiben mit Gebühr an Ihren Kunden senden.

Mahngebühren dienen dazu, die Kosten für das Nachfassen von Zahlungen zu kompensieren. Die Anforderungen an die Erhebung von Mahngebühren sind dabei relativ übersichtlich:

• Schuldnern sollte eine Frist von mindestens 10 Tagen eingeräumt werden, um die Mahngebühr sowie den ursprünglichen Rechnungsbetrag zu begleichen.
• Pro Mahnschreiben darf nur eine Mahngebühr erhoben werden.
• Die Höhe der Gebühr sollte angemessen sein und bei Privatkunden nicht unverhältnismäßig hoch angesetzt werden.
• In der Regel werden maximal drei Mahngebühren pro Forderung erhoben. Sie können jedoch mehr Mahnschreiben ohne Gebühren versenden, um an die Zahlung zu erinnern.

Falls keine Mahngebühren erhoben werden, können Sie Mahnschreiben grundsätzlich auch ohne Einhaltung der 10-Tages-Frist versenden. Wenn jedoch Mahngebühren erhoben werden, muss die 10-Tages-Frist für die Gültigkeit der Gebühr eingehalten werden.

Beispiel für einen Mahnprozess mit Mahngebühren

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Schuldner an offene Rechnungen zu erinnern – mit oder ohne Mahngebühren, ganz wie es Ihnen am besten passt. Beachten Sie jedoch, dass bei erhobenen Mahngebühren die 10-Tages-Frist und die Begrenzung auf maximal drei Mahngebühren pro Forderung einzuhalten sind.

Ein Beispiel für einen Mahnprozess mit Mahngebühren könnte wie folgt aussehen:

1. Mahnung: Mahngebühr von 10 € und 10 Tage Zahlungsfrist
2. Mahnung: Mahngebühr von 10 € und 10 Tage Zahlungsfrist
3. Mahnung: Mahngebühr von 10 € und 10 Tage Zahlungsfrist

Insgesamt 30 € Mahngebühren

Verzugsentschädigung bei B2B-Geschäften

Viele Unternehmen übersehen die Möglichkeit, eine Verzugsentschädigung zu erheben – und das ist schade.

Für Geschäftskunden können Sie als Gläubiger zusätzlich zur Mahngebühr eine Verzugsentschädigung von 40 Euro ansetzen, wenn die Zahlung ausbleibt. Diese Entschädigung dient dazu, die zusätzlichen Aufwände bei Zahlungsverzug zu kompensieren.

Die Regeln für die Erhebung einer Verzugsentschädigung sind wie folgt:

• Dem Schuldner sollte eine Zahlungsfrist von mindestens 10 Tagen eingeräumt werden, um die Verzugsentschädigung sowie den offenen Rechnungsbetrag zu begleichen.
• Pro Forderung darf nur eine Verzugsentschädigung von maximal 40 Euro erhoben werden.
• Die Verzugsentschädigung kann in Verbindung mit einer Mahnung oder als separate Mitteilung an den Schuldner erhoben werden.

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