Mahnprozess

Wenn ein Kunde eine Rechnung nicht begleicht, kann es notwendig sein, an die ausstehende Zahlung zu erinnern, wenn der Zahlungseingang ausbleibt.

Mahnschreiben können in verschiedenen Formaten und mit unterschiedlichen Intervallen versendet werden – teilweise mit oder ohne Mahngebühren. Der Zweck eines Mahnschreibens besteht darin, auf den offenen Betrag aufmerksam zu machen.

In diesem Abschnitt konzentrieren wir uns auf den Mahnprozess und geben Tipps, wie Sie als Unternehmen einen strukturierten Mahnprozess gestalten können.

Vorgaben und Regelungen für Ihren Mahnprozess

In Deutschland gibt es rechtliche Anforderungen an Mahnschreiben und die damit verbundenen Gebühren. Bevor Sie als Gläubiger ein Mahnschreiben versenden, muss das Zahlungsziel überschritten sein. Es ist nicht zulässig, vor Ablauf der Frist eine Mahnung zu senden.

Sobald das Zahlungsziel verstrichen ist, kann der Gläubiger seine Mahnstrategie festlegen.

Falls Mahngebühren erhoben werden, sollte der Schuldner mindestens eine angemessene Zahlungsfrist erhalten. Auch hier sollte auf die gesetzlichen Vorgaben zur Höhe der Mahngebühren geachtet werden. Ohne Mahngebühren haben Gläubiger im Wesentlichen freie Hand bei der Gestaltung ihrer Mahnstrategie. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass ein Inkassoverfahren nur dann eingeleitet werden kann, wenn der Schuldner durch ein Mahnschreiben oder eine Mahnung über den Verzug informiert wurde. Ein Inkassoschreiben kann auch Teil des Mahnprozesses sein.

Effektiver Mahnprozess

Die Frage nach der „effektivsten“ Mahnstrategie wird in der Branche immer wieder diskutiert und wird wohl auch in Zukunft unterschiedliche Ansätze haben.

Als Inkassounternehmen glauben wir, dass ein effizienter Mahnprozess kurz und prägnant sein sollte. Er sollte verkürzt werden, wenn keine Reaktion auf die ersten Mahnungen erfolgt.

Gläubiger haben die Möglichkeit, freundliche Erinnerungen zu versenden, um auf die ausstehende Zahlung aufmerksam zu machen, oder strengere Mahnungen, die zusätzliche Mahngebühren enthalten.

Ein differenzierter Mahnprozess kann für viele Unternehmen ebenfalls vorteilhaft sein. Das bedeutet, dass manche Kunden eine andere Art von Mahnschreiben erhalten als andere, je nach Typ oder bisherigem Zahlungsverhalten.

Wir empfehlen, dass jeder Gläubiger einen klaren Mahnprozess festlegt, damit die Buchhaltung die nächsten Schritte kennt, egal ob ein kurzer, langer oder differenzierter Mahnprozess gewünscht wird.

Typischer Ablauf eines Mahnprozesses

Obwohl es viele Variationen gibt, zeigt unsere Erfahrung als Inkassounternehmen, dass viele Unternehmen einem klassischen Mahnmodell folgen. Ein typischer Mahnprozess könnte wie folgt aussehen:

• Tag 0: Zahlungsziel überschritten
• Tag 7: Freundliche Zahlungserinnerung ohne Mahngebühr
• Tag 18: Erste Mahnung mit Mahngebühr
• Tag 29: Zweite Mahnung mit Mahngebühr
• Tag 40: Dritte Mahnung mit Mahngebühr
• Tag 51: Letzte Mahnung mit Hinweis auf Inkasso
• Tag 62: Übergabe an Inkasso

Dieser Ablauf veranschaulicht den traditionellen Mahnprozess, zeigt jedoch auch die Schwachstellen eines langwierigen Verfahrens. Wenn ein Gläubiger eine freundliche Erinnerung und drei Mahnungen mit Mahngebühren versendet und die gesetzliche Frist für das Inkassoschreiben einhält, kann es fast zwei Monate dauern, bis die Forderung zur Einziehung an das Inkasso übergeben werden kann.

Es lohnt sich daher zu überlegen, ob tatsächlich alle drei Mahnungen erforderlich sind oder ob eine kürzere Mahnstrategie ausreichend wäre.

Die Wirksamkeit von Mahnschreiben – abhängig vom Mahnprozess

Es wird oft diskutiert, ob Mahnschreiben wirksam sind. Eine pauschale Antwort gibt es nicht, da die Wirkung von Faktoren wie Branche, Betrag und Schuldner abhängt. Fest steht jedoch: Die Effektivität von Mahnschreiben hängt von einem strukturierten Mahnprozess ab.

Einige Unternehmen versenden nur wenige oder gar keine Mahnschreiben, während andere viele senden. Zu viele Mahnschreiben können jedoch ineffizient sein. Der Gläubiger sollte stattdessen einen kurzen Prozess wählen und Inkasso als nächsten Schritt erwägen, wenn keine Reaktion erfolgt.

Für Schuldner, die die Rechnung einfach übersehen haben, kann ein Mahnschreiben als Erinnerung sehr effektiv sein, da sie häufig umgehend bezahlen. Ist der Schuldner jedoch zahlungsunwillig oder zahlungsunfähig, wird das Mahnschreiben oft keine Wirkung zeigen.

Weitere Informationen finden Sie hier: Effektiver Mahnprozess – So zahlen Kunden schneller.

Mahnservice

Falls Sie als Unternehmen den Mahnprozess nicht selbst verwalten möchten, kann ein externer Mahnservice eine sinnvolle Lösung sein.

Ein Mahnservice wird meist von einem Inkassounternehmen angeboten und übernimmt den gesamten Mahnprozess – von der Erstellung und Versendung der Mahnschreiben bis zur schnellen Überleitung zum Inkasso, falls erforderlich. Ein externer Mahnservice verschafft der Buchhaltung Freiraum und einen erfahrenen Partner für das Forderungsmanagement.

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