10 Dinge, die Sie über Inkasso wissen sollten

Täglich stehen zahlreiche Unternehmen – ob groß oder klein – vor der Herausforderung unbezahlter Rechnungen. Die Gründe für Zahlungsverzüge sind vielfältig, und ebenso vielfältig sind die Lösungsansätze. Wenn ein Unternehmen das Problem der ausstehenden Zahlungen nicht selbst bewältigen möchte, kann es professionelle Unterstützung bei einem autorisierten Inkassounternehmen oder Inkassoanwalt finden.

Bei Collectia unterstützen wir täglich Unternehmen jeder Größenordnung im Forderungsmanagement und beim Einzug unbezahlter Rechnungen. Aber kennen Sie wirklich alle wichtigen Details rund um das Thema Inkasso?

Hier haben wir die 10 wichtigsten Punkte zusammengestellt, die Sie über Inkasso wissen sollten, bevor Sie beginnen:

1. Inkasso ist ein Prozess

Inkasso bezeichnet den Prozess, der in Gang gesetzt wird, nachdem ein Schuldner eine Rechnung oder Zahlungsvereinbarung nicht fristgerecht beglichen hat. Üblicherweise startet das Inkasso nach Abschluss eines Mahnverfahrens. Dieses endet häufig mit einem Mahnschreiben, ist jedoch nicht zwingend erforderlich. Ein sogenanntes „Inkassoschreiben“ ist jedoch gesetzlich vorgeschrieben.

Der weitere Ablauf hängt stark davon ab, ob das Inkasso vom Gläubiger selbst, von einem Inkassounternehmen oder einem Anwalt durchgeführt wird. Jeder Schritt zielt darauf ab, eine Einigung und letztlich die Zahlung zu erreichen.

2. Nur Sie, ein Inkassounternehmen oder Anwälte dürfen Inkasso durchführen

In Deutschland dürfen Inkasso-Dienstleistungen nur von einem autorisierten Inkassobüro, einem Anwalt oder dem Gläubiger selbst durchgeführt werden.

Zwar sind die gesetzlichen Befugnisse in Bezug auf Mahngebühren und Zinsen für alle gleich. Ein erfahrener Inkassopartner bietet jedoch erhebliche Vorteile wie:

• Genauigkeit bei der Zins- und Gebührenberechnung
• Einsparungen bei Ressourcen und Mitarbeiterzeit
• Eine konsequente und professionelle Behandlung Ihrer Schuldnerfälle
• Begleitung bis hin zur gerichtlichen Durchsetzung im Bedarfsfall

3. Kein Inkasso ohne Mahnschreiben

Bevor ein Inkassoverfahren beginnt, ist ein gesetzlich vorgeschriebenes Mahnschreiben an den Schuldner zu versenden. Dieses Schreiben, oft auch „§10-Schreiben“ genannt, weist den Schuldner darauf hin, dass das Verfahren eingeleitet wird, falls keine Zahlung innerhalb von 10 Tagen erfolgt. Das Schreiben informiert ebenfalls über anfallende Verzugszinsen und Inkassokosten.

Dieses Mahnschreiben ist auch eine Voraussetzung für die Einleitung eines gerichtlichen Verfahrens.

4. Gerichtliches Inkasso ist möglich, jedoch nicht immer die beste Lösung

Eine Möglichkeit zur Forderungsdurchsetzung ist das gerichtliche Mahnverfahren. Obwohl dieses Verfahren oft hilfreich ist, empfehlen wir es nicht als ersten Schritt.

Gerichtliche Maßnahmen bedeuten zusätzliche Gebühren und sind keine Garantie für eine Zahlung. Oft ist es sinnvoller, das Anliegen zunächst auf außergerichtlichem Wege zu klären – etwa durch Zahlungsvereinbarungen, Mahnungen und Zinsen. Sollte jedoch keine Lösung erreicht werden, bleibt das gerichtliche Inkasso eine Option.

5. Mahngebühren und Ausgleichspauschalen nicht vergessen

Viele Unternehmen wissen, dass sie Mahngebühren erheben dürfen, und setzen sie in der Regel mit 10-tägigem Abstand in Höhe von maximal 3 x 100 Euro an. Mahngebühren helfen, die administrativen Kosten des Mahnverfahrens abzudecken und signalisieren dem Schuldner, dass die Forderung ernsthaft verfolgt wird.

Weniger bekannt ist die Ausgleichspauschale von 40 Euro, die nach EU-Recht auf B2B-Schulden angerechnet werden darf. Sie deckt die administrativen Zusatzkosten für das Mahnwesen und kann jederzeit im Mahnverfahren oder Inkasso hinzugefügt werden, jedoch nur bei Geschäftskunden.

6. Inkasso ist effektiv – wenn es richtig umgesetzt wird

Obwohl Inkasso manchmal als ineffektiv wahrgenommen wird, kann es bei richtiger Durchführung sehr erfolgreich sein, besonders im außergerichtlichen Bereich. Sollte dieser Weg nicht zum Erfolg führen, besteht immer noch die Option eines gerichtlichen Inkassoverfahrens.

Wichtig ist, dass der Inkassoprozess konsequent durchgeführt wird und der Schuldner erkennt, dass bei ausbleibender Zahlung Konsequenzen folgen.

7. Schnelles Handeln ist entscheidend

Unsere Erfahrung zeigt, dass eine zeitnahe Reaktion auf Zahlungsausfälle die Erfolgschancen des Inkassos maßgeblich erhöht. Je schneller der Prozess startet, desto wahrscheinlicher ist es, dass die Forderung eingetrieben wird. Ein zu langes Warten auf die Einleitung des Inkassos kann das Risiko von Zahlungsausfällen erhöhen, z. B. wenn der Schuldner in Insolvenz geht.

Wir empfehlen, dass zwischen Zahlungsziel und Inkasso höchstens 14 bis 30 Tage vergehen sollten.

8. Inkasso löst nicht alle Forderungen – jedoch oft mit Erfolg

Inkasso ist keine Garantie für Zahlung, doch die meisten Inkassofälle führen zur Begleichung, entweder durch vollständige Zahlung, Ratenzahlungen oder im Rahmen eines gerichtlichen Verfahrens. Letzteres gibt Ihnen das Recht, das Forderungsrecht durch eine Pfändung zu sichern, falls der Schuldner Vermögen hat.

9. Forderungsverjährung beachten: 3 Jahre

Die Verjährungsfrist für Rechnungen beträgt drei Jahre. Falls in dieser Zeit keine Zahlung erfolgt ist, gilt die Forderung als verjährt und kann in der Regel nicht mehr geltend gemacht werden. Sie haben jedoch die Möglichkeit, die Verjährung durch ein gerichtliches Verfahren zu unterbrechen, wodurch die Verjährungsfrist auf 10 Jahre verlängert wird.

Die Frist beginnt in der Regel mit dem Fälligkeitsdatum der Rechnung.

10. Inkassounternehmen oder Anwalt – wen soll man wählen?

Wenn Sie offene Rechnungen haben und diese abgeben möchten, stellt sich die Frage: Inkassounternehmen oder Anwalt?

In Deutschland gibt es zahlreiche Inkassounternehmen und spezialisierte Anwälte, die beim Forderungseinzug helfen. Oft wird fälschlicherweise angenommen, dass Anwälte mehr Befugnisse haben. Inkassounternehmen sind jedoch auf die Forderungsbeitreibung spezialisiert und verfügen über optimierte Prozesse und erfahrene Mitarbeiter.