10 Dinge, die Sie über Inkasso wissen sollten
Täglich stehen zahlreiche Unternehmen – ob groß oder klein – vor der Herausforderung unbezahlter Rechnungen. Die Gründe für Zahlungsverzüge sind vielfältig, und ebenso vielfältig sind die Lösungsansätze. Wenn ein Unternehmen das Problem der ausstehenden Zahlungen nicht selbst bewältigen möchte, kann es professionelle Unterstützung bei einem autorisierten Inkassounternehmen oder Inkassoanwalt finden.
Bei Collectia unterstützen wir täglich Unternehmen jeder Größenordnung im Forderungsmanagement und beim Einzug unbezahlter Rechnungen. Aber kennen Sie wirklich alle wichtigen Details rund um das Thema Inkasso?
Hier haben wir die 10 wichtigsten Punkte zusammengestellt, die Sie über Inkasso wissen sollten, bevor Sie beginnen:
1. Inkasso ist ein Prozess
Inkasso bezeichnet die professionelle Einziehung fälliger Forderungen, wenn ein Schuldner seiner Zahlungsverpflichtung nicht rechtzeitig nachkommt. Ein außergerichtliches Mahnwesen kann dem Inkasso vorausgehen, ist jedoch nicht in jedem Fall zwingend erforderlich.
Entscheidend ist insbesondere, ob die Forderung fällig ist und ob sich der Schuldner bereits in Verzug befindet. In vielen Fällen tritt der Verzug durch eine Mahnung nach Fälligkeit ein. Unter bestimmten Voraussetzungen kann der Schuldner jedoch auch ohne vorherige Mahnung in Verzug geraten.
Der weitere Ablauf hängt davon ab, ob der Gläubiger die Forderung selbst weiterverfolgt oder einen registrierten Inkassodienstleister beziehungsweise einen Rechtsanwalt beauftragt. Ziel des außergerichtlichen Inkassos ist es, eine tragfähige Lösung zu finden und die offene Forderung möglichst ohne gerichtliches Verfahren zu realisieren.
2. Professionelles Inkasso unterliegt klaren rechtlichen Vorgaben
Gläubiger dürfen ihre eigenen Forderungen grundsätzlich selbst verfolgen. Wer dagegen fremde Forderungen im Rahmen einer Inkassodienstleistung professionell einzieht, benötigt in Deutschland grundsätzlich eine entsprechende Registrierung nach dem Rechtsdienstleistungsgesetz (RDG). Daneben können Rechtsanwälte mit der Forderungsdurchsetzung beauftragt werden.
Ein spezialisierter Inkassodienstleister bietet Unternehmen unter anderem folgende Vorteile:
- professionelle Bearbeitung offener Forderungen
- korrekte Berechnung von Zinsen und erstattungsfähigen Kosten
- Entlastung interner Ressourcen und Mitarbeiter
- strukturierte und nachvollziehbare Kommunikation mit Schuldnern
- Unterstützung bei weiteren rechtlichen Schritten, sofern diese erforderlich werden
3. Eine Mahnung ist nicht immer erforderlich
Grundsätzlich kommt ein Schuldner gemäß § 286 BGB durch eine Mahnung in Verzug, wenn er eine fällige Forderung trotz Mahnung nicht begleicht. Es gibt jedoch wichtige Ausnahmen, in denen keine vorherige Mahnung erforderlich ist.
Das gilt beispielsweise, wenn für die Zahlung ein bestimmter Kalendertag vereinbart wurde, der Schuldner die Zahlung ernsthaft und endgültig verweigert oder die Voraussetzungen der gesetzlichen 30-Tage-Regel erfüllt sind. Gegenüber Verbrauchern greift die 30-Tage-Regel nur, wenn auf diese Rechtsfolge in der Rechnung oder Zahlungsaufstellung besonders hingewiesen wurde.
Ein gesondertes „§10-Schreiben“ mit einer gesetzlichen Zahlungsfrist von zehn Tagen ist für die Einleitung eines Inkassoverfahrens in Deutschland nicht allgemein vorgeschrieben. Registrierte Inkassodienstleister müssen jedoch insbesondere gegenüber Privatpersonen bestimmte gesetzliche Informationspflichten beachten.
4. Gerichtliches Inkasso ist möglich, jedoch nicht immer die beste Lösung
Eine Möglichkeit zur Forderungsdurchsetzung ist das gerichtliche Mahnverfahren. Obwohl dieses Verfahren oft hilfreich ist, empfehlen wir es nicht als ersten Schritt.
Gerichtliche Maßnahmen bedeuten zusätzliche Gebühren und sind keine Garantie für eine Zahlung. Oft ist es sinnvoller, das Anliegen zunächst auf außergerichtlichem Wege zu klären – etwa durch Zahlungsvereinbarungen, Mahnungen und Zinsen. Sollte jedoch keine Lösung erreicht werden, bleibt das gerichtliche Inkasso eine Option.
5. Mahnkosten und Verzugspauschale richtig einordnen
Befindet sich ein Schuldner in Verzug, kann der Gläubiger unter den gesetzlichen Voraussetzungen Ersatz des entstandenen Verzugsschadens verlangen. Dazu können beispielsweise erstattungsfähige Kosten für weitere Mahnungen gehören. Eine pauschale Regel, nach der Unternehmen mehrere Mahngebühren von jeweils bis zu 100 Euro verlangen dürfen, gibt es jedoch nicht.
Bei Entgeltforderungen gegen einen Schuldner, der kein Verbraucher ist, kann zusätzlich eine gesetzliche Verzugspauschale von 40 Euro gemäß § 288 Abs. 5 BGB verlangt werden.
Die 40-Euro-Pauschale ist allerdings auf einen geschuldeten Schadensersatz anzurechnen, soweit dieser aus Kosten der Rechtsverfolgung besteht. Zusätzlich können bei Zahlungsverzug unter den gesetzlichen Voraussetzungen Verzugszinsen und weitere ersatzfähige Schäden geltend gemacht werden.
6. Inkasso ist effektiv – wenn es richtig umgesetzt wird
Obwohl Inkasso manchmal als ineffektiv wahrgenommen wird, kann es bei richtiger Durchführung sehr erfolgreich sein, besonders im außergerichtlichen Bereich. Sollte dieser Weg nicht zum Erfolg führen, besteht immer noch die Option eines gerichtlichen Inkassoverfahrens.
Wichtig ist, dass der Inkassoprozess konsequent durchgeführt wird und der Schuldner erkennt, dass bei ausbleibender Zahlung Konsequenzen folgen.
7. Schnelles Handeln ist entscheidend
Unsere Erfahrung zeigt, dass eine zeitnahe Reaktion auf Zahlungsausfälle die Erfolgschancen des Inkassos maßgeblich erhöht. Je schneller der Prozess startet, desto wahrscheinlicher ist es, dass die Forderung eingetrieben wird. Ein zu langes Warten auf die Einleitung des Inkassos kann das Risiko von Zahlungsausfällen erhöhen, z. B. wenn der Schuldner in Insolvenz geht.
Wir empfehlen, dass zwischen Zahlungsziel und Inkasso höchstens 14 bis 30 Tage vergehen sollten.
8. Inkasso löst nicht alle Forderungen – jedoch oft mit Erfolg
Inkasso ist keine Garantie für Zahlung, doch die meisten Inkassofälle führen zur Begleichung, entweder durch vollständige Zahlung, Ratenzahlungen oder im Rahmen eines gerichtlichen Verfahrens. Führt die außergerichtliche Forderungseinziehung nicht zum Erfolg, können je nach Fall gerichtliche Schritte erforderlich werden. Liegt anschließend ein vollstreckbarer Titel vor, können unter den gesetzlichen Voraussetzungen Maßnahmen der Zwangsvollstreckung eingeleitet werden, beispielsweise eine Pfändung.
9. Forderungsverjährung beachten: regelmäßig drei Jahre
Für viele gewöhnliche Rechnungsforderungen gilt die regelmäßige Verjährungsfrist von drei Jahren gemäß § 195 BGB. Die Frist beginnt grundsätzlich mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und der Gläubiger von den anspruchsbegründenden Umständen sowie der Person des Schuldners Kenntnis erlangt hat oder ohne grobe Fahrlässigkeit hätte erlangen müssen.
Nach Eintritt der Verjährung erlischt die Forderung nicht automatisch. Der Schuldner ist jedoch berechtigt, die Zahlung unter Berufung auf die Verjährung zu verweigern.
Bestimmte Maßnahmen können die Verjährung hemmen. Dazu gehört beispielsweise die Zustellung eines Mahnbescheids im gerichtlichen Mahnverfahren. Ein Anerkenntnis der Forderung durch den Schuldner oder bestimmte Vollstreckungshandlungen können dagegen zu einem Neubeginn der Verjährung führen.
Wird ein Anspruch rechtskräftig festgestellt beziehungsweise tituliert, können für diesen Anspruch deutlich längere Verjährungsfristen gelten. Rechtskräftig festgestellte Ansprüche verjähren grundsätzlich nach 30 Jahren.
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10. Inkassounternehmen oder Anwalt – wen soll man wählen?
Wenn Sie offene Rechnungen haben und diese professionell weiterverfolgen lassen möchten, stellt sich häufig die Frage, ob ein Inkassounternehmen oder ein Rechtsanwalt der passende Partner ist.
Registrierte Inkassodienstleister sind auf die professionelle Einziehung von Forderungen spezialisiert und verfügen häufig über standardisierte, digitale und skalierbare Prozesse für das Forderungsmanagement. Rechtsanwälte verfügen dagegen über umfassende rechtliche Beratungs- und Vertretungsbefugnisse.
Welche Lösung sinnvoll ist, hängt unter anderem vom konkreten Forderungsfall, dem Umfang der gewünschten Leistungen und davon ab, ob die Forderung bestritten wird oder weitere gerichtliche Schritte erforderlich werden.
