Diese 5 Maßnahmen helfen bei einer Zahlungsstörung wirklich

Zahlungsstörungen sind nicht nur ärgerlich, weil sie Geld kosten, sie sind vor allem auch Zeitfresser. Denn seinem Geld hinterherzulaufen macht niemandem Spaß! Daher bieten wir in diesem Blogbeitrag 5 schnelle Tipps, wie sich Zahlungsstörungen vermeiden lassen bzw. was sich effektiv tun lässt, wenn Kunden tatsächlich einmal nicht bezahlen.

Inkasso ist dabei nur einer von mehreren Lösungsansätzen, auch wenn es als Bestandteil eines stringenten Forderungsmanagements selbstverständlich zum Umgang mit Zahlungsstörungen dazugehört. Forderungsmanagement ist dann auch das Stichwort, auf das es wirklich ankommt. Denn der Umgang mit zahlungsgestörten Forderungsangelegenheiten ist im Grunde genommen nichts anderes. Forderungsmanagement beginnt dabei nicht erst mit der Übergabe an einen entsprechenden Dienstleister, sondern hat seinen Ursprung viel früher.

Auf eine korrekte Rechnungslegung achten

Viele Zahlungsstörungen lassen sich von vorn herein vermeiden, und zwar allein dadurch, dass die Rechnungslegung korrekt durchgeführt wird. Denn eine Rechnung ist nicht nur ein Fresszettel, auf dem fällige Beträge aufsummiert werden, zu einer rechtskonformen Rechnung gehört einiges mehr.

So verlangt der einschlägige §14 UStG (Umsatzsteuergesetz) bis zu 10 Angaben, damit eine Rechnung tatsächlich ganz korrekt ist:

1. Namen und Anschrift des Gläubigers
2. Namen und Anschrift des Kunden (Schuldners)
3. Steuernummer
4. Rechnungsdatum
5. eindeutige Rechnungsnummer
6. genauer Leistungsumfang
7. Leistungszeitpunkt
8. steuerliche Aufschlüsselung der Rechnungssumme
9. Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht
10. Hinweis auf mögliche Gutschriften

Nun wird eine völlig korrekte Rechnung denjenigen, der bewusst nicht bezahlen möchte, freilich auch nicht zur Zahlung bewegen. Jedoch bringt eine ordentliche Rechnungslegung Struktur in die eigene Buchhaltung, wodurch Zahlungsstörungen eher auffallen und außerdem kann auch das Erscheinungsbild einer Zahlungsaufforderung dazu beitragen, ob sie ernst genommen wird, oder eben nicht. Eine korrekte Rechnungslegung ist damit durchaus der erste heiße Tipp, um Zahlungsstörungen ein Schnippchen zu schlagen.

Das betriebliche Mahnwesen nicht aus den Augen verlieren

Der zweite Tipp zum Umgang mit Zahlungsstörungen schließt sich direkt an den ersten an. Denn wer ordnungsgemäße Rechnungen verschickt und seine Buchhaltung im Griff hat, bemerkt ausbleibende Zahlungen schneller. Und das bedeutet, dass das betriebliche Mahnwesen, sprich die Zahlungserinnerung, zügig verschickt werden kann.

Beim Mahnen ist Stringenz nämlich das A und O. Je zügiger die Zahlungserinnerung auf die versäumte Zahlungsfrist folgt, desto besser sind die Aussichten, dass sich die Sache schnell bereinigen lässt.

Wie eine Zahlungserinnerung aussehen sollte

Das Wichtigste: Rein rechtlich braucht es die Zahlungserinnerung gar nicht, denn Forderungssachen lassen sich ins Inkasso geben, sobald die in Verzug sind. Der Verzug tritt dabei entweder nach dem auf der Rechnung angegebenen Zahlungsdatum ein, oder nach der gesetzlichen Zahlungsfrist von 30 Tagen voll automatisch.

Trotzdem macht die Zahlungserinnerung immer einen schlanken Fuß, gerade, wenn es um den Erhalt von Geschäftsbeziehungen geht. Denn oft genug haben Kunden Rechnungen tatsächlich schlicht übersehen oder sind im Alltagsstress noch nicht zum Überweisen gekommen. Dann ist die freundliche aber bestimmte betriebliche Mahnung sicherlich keine schlechte Idee.

Es lohnt sich, dabei aber bereits auf die Konsequenzen einer erneuten Verfehlung des Zahlungsziels hinzuweisen, die Zusammenarbeit mit einem ganz bestimmten Inkassodienstleister anzukündigen und immer Gesprächsbereitschaft zu signalisieren.

Das Forderungsmanagement professionalisieren

Stoßen Rechnung und Zahlungserinnerung (hier genügt tatsächlich eine einzige) tatsächlich auf taube Ohren, braucht es einen Profi in Sachen Forderungsmanagement. Und das hat zwei gute Gründe:

1. kennt sich ein Spezialist viel besser im Mahnwesen aus und ist in seiner gesamten Struktur genau darauf ausgelegt und
2. verhindert die Zusammenarbeit mit einem Experten, dass die Verfolgung offener Posten ineffizient wird, weil sie mehr Zeit kostet, als es die Sache wert ist