Effektives Inkasso mit Collectia – Weil Sie auf kein Geld verzichten sollten

Inkasso beginnt, wenn eine Forderung fällig ist und vom Schuldner nicht beglichen wurde. Dabei unterscheidet man grundsätzlich zwischen:

Außergerichtlichem Inkasso

Das außergerichtliche Inkasso ist der Regelfall im Forderungsmanagement – es ist schneller, kosteneffizienter und belastet die Kundenbeziehung weniger als ein Gerichtsverfahren. Ziel ist es, eine freiwillige Zahlung oder eine einvernehmliche Lösung (z. B. Ratenzahlung) zu erreichen – ohne gerichtliche Schritte.

Es umfasst alle Maßnahmen zur außergerichtlichen Beitreibung der Forderung.

Wenn Sie Collectia beauftragen, umfasst das außergerichtliche Inkasso unter anderem:

• Erste Mahnung mit Zins- und Gebührenberechnung
• Zahlungsaufforderung mit klarer Zahlungsfrist (mindestens 10 Tage)
• Kontaktaufnahme per Telefon, E-Mail und Brief
• Angebot zur Ratenzahlung oder Vergleichslösung
• Bonitätsprüfung des Schuldners zur Einschätzung der Zahlungsfähigkeit
• Letzte außergerichtliche Mahnung vor gerichtlicher Einleitung

Collectia arbeitet stets im Einklang mit dem RDG, den Vorgaben des BGB (§§ 286 ff.) und orientiert sich an den Standards seriösen Forderungsmanagements in Deutschland.

Sollte sich im Verlauf herausstellen, dass der Schuldner nicht zahlen kann oder nicht will, prüfen wir gemeinsam mit Ihnen, ob und wann ein gerichtliches Mahnverfahren sinnvoll ist. In vielen Fällen reicht ein außergerichtliches Inkassoverfahren aus.

Collectia prüft stets den besten Weg.

Gerichtlichem Inkasso

Wenn der Schuldner auf das außergerichtliche Verfahren nicht reagiert, wird ein gerichtliches Mahnverfahren eingeleitet. Ziel ist es, einen vollstreckbaren Titel zu erlangen – also die rechtliche Grundlage zur Zwangsvollstreckung.

Collectia unterstützt Sie dabei umfassend – von der Antragsstellung bis zur finalen Vollstreckung.

Mahnverfahren (gerichtliches Mahnwesen)

Das gerichtliche Mahnverfahren (§§ 688 ff. ZPO) ist ein vereinfachtes und kostengünstiges Verfahren zur Titulierung unbestrittener Forderungen. Es kann online oder schriftlich beantragt werden – entweder vom Gläubiger selbst oder durch Collectia als Vertreter.

Ablauf:

1. Mahnbescheid:
   Wird beim zuständigen Mahngericht beantragt und dem Schuldner zugestellt.
2. Widerspruchsfrist:
   Der Schuldner hat 14 Tage Zeit, zu widersprechen.
3. Vollstreckungsbescheid:
   Bleibt der Widerspruch aus, kann dieser beantragt werden.
4. Zwangsvollstreckung:
   Nach Erlass kann das Verfahren an den Gerichtsvollzieher weitergegeben werden.

Zwangsvollstreckung

Mit einem Vollstreckungstitel (Vollstreckungsbescheid, Urteil) kann Collectia die Forderung durch verschiedene Maßnahmen realisieren:

• Pfändungs- und Überweisungsbeschluss (PfÜB)
• Auftrag an den Gerichtsvollzieher zur Abnahme der Vermögensauskunft
• Pfändung von Lohn oder Bankkonten
• Sachpfändung durch den Gerichtsvollzieher
• Eintrag in das Schuldnerverzeichnis (§ 882c ZPO)

Bei Collectia ist der Übergabeprozess so einfach wie möglich gestaltet:

• Manuelle Erfassung:
  Sie können die Forderung auch manuell eingeben – beispielsweise bei komplexeren Fällen.
• Übermittlung der Inkassofälle als Datei:
  Bei hohem Volumen exportieren Sie die Daten der Forderungen aus Ihrer Buchhaltungs-/Finanzsoftware in ein maschinenlesbares Format (.csv, .xlsx) und senden uns diese nach Absprache per E-Mail zu
• ERP-Integration:
  Wir bieten Schnittstellen zu einer ganzen Reihe spezialisierter ERP-, BUHA- und OPOS-Software Häuser an

Sie behalten jederzeit die Übersicht über Ihre Fälle – von Einreichung bis Ergebnis – über unser Online-Portal.

In Deutschland gibt es keine gesetzliche Pflicht zur Anzahl der Mahnungen, bevor ein Inkassoverfahren eingeleitet wird. Dennoch hat sich folgende Praxis etabliert:

• 1. Mahnung:
  ca. 7–10 Tage nach Fälligkeit
• 2. Mahnung (Zahlungserinnerung):
  mit Hinweis auf drohende Inkassokosten
• Letzte Mahnung / Zahlungsaufforderung:
  mit konkreter Frist (mind. 10 Tage)

Wichtig:

• Ab der ersten Mahnung können Verzugszinsen gemäß § 288 BGB geltend gemacht werden
• Ab der zweiten Mahnung können zusätzlich Verzugspauschalen (§ 288 Abs. 5 BGB) erhoben werden (für B2B)

Collectia hilft Ihnen, ein rechtssicheres und effizientes Mahnwesen aufzubauen – damit Sie keine Fristen verpassen und Ihre Forderungen strukturiert bearbeiten.

Die Inkassokosten in Deutschland sind gesetzlich gedeckelt und richten sich nach dem Rechtsanwaltsvergütungsgesetz (RVG) – auch für Inkassodienstleister.

Die gute Nachricht: Bei berechtigten Forderungen trägt grundsätzlich der Schuldner die Kosten.

Collectia bietet verschiedene Preismodelle:

• Einzelfalllösung: Für gelegentliche Forderungen – Sie zahlen nur im Erfolgsfall (z. B. prozentuale Erfolgsprovision)
• Servicevertrag: Für Unternehmen mit regelmäßigem Bedarf – Collectia übernimmt das komplette Forderungsmanagement
• White-Label-Lösungen: Ideal für Branchen mit großem Forderungsvolumen – z. B. Energie, Telekommunikation, Abo-Modelle

Sprechen Sie uns an – wir erstellen ein transparentes, individuelles Angebot, das zu Ihrer Branche, Ihrem Volumen und Ihrer Liquiditätsstrategie passt.

Ein Widerspruch (Bestreiten der Forderung) bedeutet, dass der Schuldner nicht mit der gestellten Rechnung einverstanden ist – ganz oder teilweise. In diesem Fall darf das Inkassoverfahren nicht ohne Weiteres fortgesetzt werden.

Typische Gründe für einen Widerspruch:

• Die Ware wurde nicht oder unvollständig geliefert
• Die Dienstleistung wurde mangelhaft erbracht
• Der Rechnungsbetrag ist falsch
• Der Schuldner erkennt die Forderung nicht an

Was passiert nach einem Widerspruch?

• Collectia informiert Sie als Gläubiger über den Eingang des Widerspruchs
• Wir prüfen die Begründung und fordern bei Bedarf weitere Unterlagen an
• Ist der Widerspruch unbegründet, kann das Verfahren ggf. weitergeführt werden
• Ist der Widerspruch begründet oder unklar, leiten wir ggf. ein Klageverfahren ein

Wichtig: Ein Widerspruch unterbricht das außergerichtliche Inkasso. Ein Weiterführen ist nur im gerichtlichen Rahmen zulässig – z. B. durch Klage beim Amtsgericht.

Wir empfehlen allen Gläubigern, Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Kommunikationsverläufe gut zu dokumentieren – sie können im Streitfall entscheidend sein.

Inkasso ist dann zulässig, wenn:

• Eine Forderung fällig und unbezahlt ist
• Der Schuldner nicht widersprochen hat
• Eine angemessene Zahlungsfrist gesetzt wurde (mindestens 10 Tage)

Es ist nicht verpflichtend, mehrere Mahnungen zu versenden – eine Zahlungsaufforderung mit Fristsetzung genügt, um das Inkassoverfahren einzuleiten.

Ablauf in der Praxis:

1. Rechnung wird fällig (Verzug tritt ein)
2. Erste Mahnung mit Hinweis auf mögliche Folgen
3. Letzte Mahnung mit Zahlungsfrist
4. Übergabe an Collectia

Hinweis: Ein Inkassoverfahren darf nicht eingeleitet werden, wenn der Schuldner die Forderung bestritten hat. In diesem Fall ist nur ein gerichtliches Verfahren zulässig.

Viele Unternehmen – vom Handwerksbetrieb bis zum Konzern – kennen das Problem: Offene Rechnungen belasten Liquidität, binden Ressourcen und gefährden Geschäftsbeziehungen.

Collectia ist Ihr erfahrener Partner für professionelles Forderungsmanagement – vom ersten Mahnschreiben bis zur Vollstreckung.

Unser Leistungsversprechen:

• Volldigitales Kundenportal mit Echtzeit-Übersicht
• Diverse Schnittstellen zu ERP- und Buchhaltungssystemen
• Erfahrene Inkassosachbearbeiter
• Faire Kostenmodelle – ohne versteckte Gebühren
• Branchenübergreifende Erfahrung – von E-Commerce bis Versorger

Wir passen uns an Ihre Prozesse an – nicht umgekehrt. Ob Sie wenige Einzelfälle oder Tausende von Forderungen im Jahr haben: Wir sorgen für strukturierte Abläufe, schnelle Ergebnisse und einen respektvollen Umgang mit Ihren Kunden.

Ja. Collectia hat keine Mindestbetragsgrenze. Wir bearbeiten Forderungen ab wenigen Euro genauso professionell wie Großforderungen – besonders bei wiederkehrenden Kleinbeträgen zahlt sich automatisiertes Inkasso aus.

Nein. Collectia ist kein Factoring- oder Forderungsankaufsunternehmen. Wir übernehmen ausschließlich das Forderungsmanagement in Ihrem Namen.
So behalten Sie die volle Kontrolle – und profitieren gleichzeitig von unserer Erfahrung und Infrastruktur.

Für Forderungsverkauf verweisen wir bei Bedarf an spezialisierte Anbieter, z. B. im Bereich Factoring oder Portfoliotransaktionen.