Einspruch im Inkassoverfahren – Was tun, wenn der Schuldner widerspricht?

Täglich senden Unternehmen zahlreiche Rechnungen an ihre Kunden, und glücklicherweise werden die meisten Rechnungen problemlos bezahlt. Doch manchmal kommt es vor, dass Kunden Einwände gegen die gestellte Rechnung erheben. Dieser Artikel beleuchtet die typischen Einspruchsgründe und wie Sie sie am besten behandeln.

Was ist ein Einspruch?

Ein Einspruch ist eine Reklamation oder Beanstandung bezüglich einer gelieferten Ware oder erbrachten Dienstleistung, bei der der Kunde der Meinung ist, das Produkt oder die Leistung entspräche nicht der Vereinbarung oder dem vereinbarten Preis.

Das deutsche Recht definiert den Begriff „Einspruch“ nicht spezifisch, sodass es prinzipiell keine Bagatellgrenze gibt – jeder Kunde kann seine Bedenken äußern. Aus diesem Grund ist eine umfassende Dokumentation wichtig.

Wie können Einsprüche vermieden werden?

Einige Maßnahmen können helfen, Einsprüche zu vermeiden oder zumindest zu reduzieren. Wir empfehlen Ihnen als Unternehmen daher immer sicherzustellen, dass:

• ein schriftliches Angebot und eine Bestätigung des Preises vorliegen
• alle Preisänderungen schriftlich dokumentiert und bestätigt wurden
• die Lieferzeit und die Art der Dienstleistung schriftlich vereinbart sind
• jede Lieferung oder Leistung durch den Kunden schriftlich freigegeben ist
• vollständige Kontaktdaten des Kunden vorliegen (Name, Anschrift, ggf. Umsatzsteuer-ID)

Es ist in der Praxis selten möglich, Einsprüche vollständig zu vermeiden. Unsere Erfahrung zeigt jedoch: Je besser Ihre Dokumentation ist, desto leichter kann der Einspruch abgewiesen werden.

Inkasso und Einspruch

Wenn ein Kunde Einspruch gegen eine oder mehrere Aspekte eines Geschäfts erhebt, ist es wichtig, dass Sie, Ihr Inkassounternehmen oder Ihr Anwalt den Einspruch bearbeiten, bevor die Inkassoschritte fortgesetzt werden. Liegt ein Einspruch vor, dürfen keine weiteren Zinsen oder Gebühren erhoben werden, bis der Einspruch geklärt ist. Deshalb ist es wichtig, den Einspruch schnell zu bearbeiten, um den Inkassoprozess wieder aufzunehmen.

Wie geht man mit Einsprüchen um?

Falls ein Kunde Einwände gegen den Preis, die Leistung oder die Produkte erhebt, sollten Sie versuchen, dies durch eine offene Kommunikation zu lösen. Nutzen Sie Ihre Dokumentation, um Ihre Position zu untermauern, wenn Sie davon überzeugt sind, dass Ihre Leistung wie vereinbart erbracht wurde. In den meisten Fällen kann ein Einspruch im Dialog gelöst werden.

Falls dies nicht möglich ist und der Kunde weiterhin widerspricht, sollten Sie das Inkassounternehmen oder einen Anwalt hinzuziehen, um den weiteren Verlauf zu unterstützen.

Einspruch als „Freibrief“ zur Zahlungsverweigerung?

Manche Schuldner glauben irrtümlicherweise, dass ein Einspruch sie von der Zahlungspflicht befreit – dies ist jedoch nicht der Fall.

Kann der Einspruch zwischen Ihnen, dem Inkassounternehmen oder Ihrem Anwalt und dem Schuldner nicht geklärt werden, wird oft eine Klage beim zuständigen Gericht des Wohnsitzes des Schuldners eingereicht. Sollte der Schuldner innerhalb von 14 Tagen keine schriftliche Erwiderung beim Gericht einreichen, wird das Gericht eine Entscheidung treffen. So wird der Schuldner zur Zahlung des Anspruchs sowie aller anfallenden Kosten verurteilt. Diese Entscheidung kann dann für eine Zwangsvollstreckung beim zuständigen Vollstreckungsgericht genutzt werden. Bei der Zwangsvollstreckung können Forderungen durch Pfändung der Vermögenswerte des Schuldners wie Fahrzeuge, Immobilien oder Kautionen gedeckt werden. Bestimmte Pfändungsgegenstände können versteigert und zur Tilgung der Schulden verwendet werden.