Effizientes Mahnwesen – So sorgen Sie dafür, dass Ihre Kunden pünktlich zahlen

Wer offene Forderungen und verspätete Zahlungen vermeiden möchte, sollte im Mahnwesen schnell und konsequent handeln. Eine klar strukturierte Mahnstrategie hilft Ihnen, Fristen einzuhalten, Ihre Liquidität zu sichern und Zahlungsausfälle zu vermeiden.

In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie ein professionelles Mahnwesen aufgebaut ist – und wie Sie mit der richtigen Vorgehensweise Zeit und Geld sparen.

Warum ein effizientes Mahnwesen so wichtig ist

Viele Unternehmen verlieren Liquidität, weil Rechnungen zu spät bezahlt werden oder die Nachverfolgung unregelmäßig erfolgt. Dabei gilt: Je früher Sie reagieren, desto höher sind die Chancen auf Zahlung.

Ein gut durchdachtes Mahnwesen zeigt, dass Sie Ihr Rechnungswesen im Griff haben – und signalisiert Ihren Kunden, dass pünktliche Zahlungen selbstverständlich sind.

Wann sollte die erste Mahnung verschickt werden?

Handeln Sie, sobald die Rechnung fällig ist und keine Zahlung eingegangen ist. Schon wenige Tage nach Fälligkeit können Sie eine freundliche Zahlungserinnerung versenden.

Tipp: Eine proaktive Nachricht vor dem Fälligkeitsdatum kann ebenfalls sehr effektiv sein. Ein kurzer Hinweis wie „Bitte denken Sie an die Zahlung Ihrer Rechnung Nr. …“ sorgt oft dafür, dass Kunden rechtzeitig zahlen – ohne dass Sie mahnen müssen.

Wie viele Mahnungen sind sinnvoll?

Das deutsche Recht schreibt keine feste Anzahl von Mahnungen vor. Entscheidend ist, dass der Schuldner in Verzug (§ 286 BGB) gesetzt wird – also klar erkennbar ist, dass Sie die Zahlung erwarten.

In der Praxis hat sich folgende Struktur bewährt:

Zahlungserinnerung (freundlich) – ca. 7–10 Tage nach Fälligkeit

Mahnung (bestimmt) – mit Fristsetzung von 10 Tagen

Letzte Mahnung (deutlich) – mit Hinweis auf mögliche Inkassokosten und rechtliche Schritte

Ab der ersten Mahnung können Sie Verzugszinsen (§ 288 BGB) und bei B2B-Kunden zusätzlich eine Verzugspauschale von 40 € (§ 288 Abs. 5 BGB) geltend machen.

So könnte eine strukturierte Mahnstrategie aussehen

Schritt 1: Zahlungserinnerung
7–10 Tage nach Fälligkeit. Ton: freundlich und lösungsorientiert. Fehler, Missverständnisse oder interne Verzögerungen beim Kunden sind häufige Ursachen.

Schritt 2: Erste Mahnung
Etwa 10 Tage nach der Erinnerung. Klare, sachliche Sprache – nennen Sie das fällige Datum, den offenen Betrag und eine neue Frist (mind. 10 Tage).

Schritt 3: Letzte Mahnung
Erneut nach 10 Tagen. Weisen Sie deutlich darauf hin, dass bei ausbleibender Zahlung ein Inkassounternehmen beauftragt oder rechtliche Schritte eingeleitet werden.

Spätestens an dieser Stelle sollte geprüft werden, ob der Fall an Collectia übergeben werden sollte, um den Zahlungseingang professionell zu sichern.

Inkassovorstufe – professionell, fair und gesetzeskonform

Wenn auf Ihre Mahnungen keine Reaktion erfolgt, kann die Beauftragung eines Inkassodienstleisters sinnvoll sein.

Ein Schreiben von dritter Seite hat oft eine stärkere Wirkung – und zeigt, dass Sie bereit sind, konsequent zu handeln.

Collectia übernimmt für Sie die außergerichtliche und – falls nötig – gerichtliche Forderungsbeitreibung. Dabei halten wir uns strikt an das Rechtsdienstleistungsgesetz (RDG) und die geltenden Vorschriften des BGB.

Unser Ziel: Ihre Forderungen durchzusetzen, ohne Kundenbeziehungen zu belasten.