Effektives Inkasso mit Collectia – Weil Sie auf kein Geld verzichten sollten

Inkasso beginnt, wenn eine Forderung fällig ist und vom Schuldner nicht beglichen wurde. Dabei unterscheidet man grundsätzlich zwischen:

Außergerichtlichem Inkasso

Das außergerichtliche Inkasso ist der Regelfall im Forderungsmanagement – es ist schneller, kosteneffizienter und belastet die Kundenbeziehung weniger als ein Gerichtsverfahren. Ziel ist es, eine freiwillige Zahlung oder eine einvernehmliche Lösung (z. B. Ratenzahlung) zu erreichen – ohne gerichtliche Schritte.

Es umfasst alle Maßnahmen zur außergerichtlichen Beitreibung der Forderung.

Wenn Sie Collectia beauftragen, umfasst das außergerichtliche Inkasso unter anderem:

• Erste Mahnung mit Zins- und Gebührenberechnung
• Zahlungsaufforderung mit klarer Zahlungsfrist
• Kontaktaufnahme per Telefon, E-Mail und Brief
• Angebot zur Ratenzahlung oder Vergleichslösung
• Bonitätsprüfung des Schuldners zur Einschätzung der Zahlungsfähigkeit
• Letzte außergerichtliche Mahnung vor gerichtlicher Einleitung

Collectia arbeitet stets im Einklang mit dem RDG, den Vorgaben des BGB (§§ 286 ff.) und orientiert sich an den Standards seriösen Forderungsmanagements in Deutschland.

Sollte sich im Verlauf herausstellen, dass der Schuldner nicht zahlen kann oder nicht will, prüfen wir gemeinsam mit Ihnen, ob und wann ein gerichtliches Mahnverfahren sinnvoll ist. In vielen Fällen reicht ein außergerichtliches Inkassoverfahren aus.

Collectia prüft stets den besten Weg.

Gerichtliches Inkasso

Bleibt die außergerichtliche Bearbeitung ohne Erfolg, kann geprüft werden, ob ein gerichtliches Mahnverfahren oder ein anderes gerichtliches Vorgehen sinnvoll ist. Ziel kann insbesondere sein, einen Vollstreckungstitel zu erlangen, der die Grundlage für spätere Maßnahmen der Zwangsvollstreckung bildet.

Collectia begleitet Sie dabei von der Prüfung des weiteren Vorgehens über das gerichtliche Mahnverfahren bis zu möglichen Vollstreckungsmaßnahmen.

Mahnverfahren (gerichtliches Mahnwesen)

Das gerichtliche Mahnverfahren (§§ 688 ff. ZPO) ist ein vereinfachtes Verfahren zur gerichtlichen Geltendmachung bestimmter Geldforderungen. Es eignet sich insbesondere für Forderungen, bei denen zunächst kein inhaltlicher Widerspruch des Schuldners erwartet wird. Legt der Schuldner Widerspruch ein, kann die Forderung im streitigen Verfahren weiterverfolgt werden.

Ablauf:

1. Mahnbescheid:
   Wird beim zuständigen Mahngericht beantragt und dem Schuldner zugestellt.
2. Widerspruchsfrist:
   Der Schuldner hat 14 Tage Zeit, zu widersprechen.
3. Vollstreckungsbescheid:
   Bleibt der Widerspruch aus, kann dieser beantragt werden.
4. Zwangsvollstreckung:
   Mit dem Vollstreckungsbescheid können grundsätzlich Maßnahmen der Zwangsvollstreckung eingeleitet werden.

Zwangsvollstreckung

Mit einem Vollstreckungstitel (Vollstreckungsbescheid, Urteil) kann Collectia die Forderung durch verschiedene Maßnahmen realisieren:

• Pfändungs- und Überweisungsbeschluss (PfÜB)
• Auftrag an den Gerichtsvollzieher zur Abnahme der Vermögensauskunft
• Pfändung von Lohn oder Bankkonten
• Sachpfändung durch den Gerichtsvollzieher
• Eintrag in das Schuldnerverzeichnis (§ 882c ZPO)

Bei Collectia ist der Übergabeprozess so einfach wie möglich gestaltet:

• Manuelle Erfassung:
  Sie können die Forderung auch manuell eingeben – beispielsweise bei komplexeren Fällen.
• Übermittlung der Inkassofälle als Datei:
  Bei hohem Volumen exportieren Sie die Daten der Forderungen aus Ihrer Buchhaltungs- oder Finanzsoftware in ein maschinenlesbares Format (.csv, .xlsx) und senden uns diese nach Absprache per E-Mail zu.
• ERP-Integration:
  Wir bieten Schnittstellen zu einer ganzen Reihe spezialisierter ERP-, BUHA- und OPOS-Softwarehäuser an

Sie behalten jederzeit die Übersicht über Ihre Fälle – von Einreichung bis Ergebnis – über unser Online-Portal.

In Deutschland ist gesetzlich keine bestimmte Anzahl von Mahnungen vorgeschrieben, bevor eine offene Forderung an ein Inkassounternehmen übergeben wird.

Für den Eintritt des Verzugs genügt grundsätzlich eine Mahnung, die nach Fälligkeit der Forderung erfolgt. In bestimmten Fällen ist eine Mahnung jedoch nicht erforderlich, beispielsweise wenn für die Zahlung ein bestimmter Kalendertag vereinbart wurde oder die Voraussetzungen der 30-Tage-Regel nach § 286 Abs. 3 BGB erfüllt sind.

Unternehmen können aus organisatorischen und kundenorientierten Gründen dennoch mehrere Mahnstufen einsetzen, beispielsweise eine Zahlungserinnerung und anschließend eine deutlichere Mahnung. Eine allgemeine gesetzliche Mindestfrist von zehn Tagen zwischen den einzelnen Mahnstufen besteht jedoch nicht.

Für die praktische Umsetzung können Sie unsere Vorlagen für Zahlungserinnerung, Mahnung und letzte Mahnung kostenlos als Word- und PDF-Dateien herunterladen.

Wichtig:

Verzugszinsen können grundsätzlich ab Eintritt des Verzugs gemäß § 288 BGB verlangt werden.
Bei Entgeltforderungen kann zusätzlich eine Verzugspauschale von 40 Euro verlangt werden, wenn der Schuldner kein Verbraucher ist. Auch diese setzt Verzug voraus und ist nicht an die Anzahl der zuvor versendeten Mahnungen gebunden.

Collectia hilft Ihnen, ein rechtssicheres und effizientes Mahnwesen aufzubauen – damit Sie Forderungen strukturiert bearbeiten und wichtige Fristen im Blick behalten.

Die gegenüber dem Schuldner erstattungsfähigen Inkassokosten sind in Deutschland gesetzlich begrenzt. Nach § 13e RDG können Inkassokosten als Schaden grundsätzlich nur bis zu der Höhe verlangt werden, die ein Rechtsanwalt für eine vergleichbare Tätigkeit nach dem Rechtsanwaltsvergütungsgesetz (RVG) erhalten würde.

Befindet sich der Schuldner im Verzug, können erforderliche und erstattungsfähige Inkassokosten grundsätzlich als Verzugsschaden geltend gemacht werden. Welche Kosten für den Auftraggeber selbst entstehen, hängt vom jeweiligen Fall und dem vereinbarten Leistungsumfang ab.

Sie möchten wissen, welche Lösung zu Ihrem Unternehmen passt und mit welchen Kosten Sie rechnen können? Auf unserer Seite zu Preisen und Konditionen können Sie uns Ihre Anforderungen mitteilen. Anschließend prüfen wir gemeinsam, welche Services für Ihr Unternehmen sinnvoll sind.

Internationale Forderungen einzutreiben kann komplex sein – unterschiedliche Sprachen, Kulturen und Rechtssysteme stellen oft große Hürden dar. Mit Collectia als Partner im internationalen Inkasso (auch bekannt als Auslandsinkasso) profitieren Sie von umfassender Erfahrung und fundierter Marktkenntnis in zahlreichen Ländern.

Unsere digitale Plattform vereinfacht den gesamten Prozess – von der Fallübernahme bis zur Einziehung – und unterstützt Mandanten weltweit. Dank regional angepasster Strategien, rechtssicherer Abläufe und mehrsprachigem Kundenservice überbrücken wir kulturelle sowie rechtliche Unterschiede effizient und professionell.

Ob in Europa oder darüber hinaus: Collectia sorgt für schnelle, regelkonforme Lösungen, minimiert Risiken und verbessert Ihre Liquidität. Vertrauen Sie auf unsere internationale Expertise und erweitern Sie Ihr Geschäft mit einem starken Inkassopartner an Ihrer Seite.

Bestreitet ein Schuldner eine Forderung ganz oder teilweise, sollten die vorgebrachten Einwendungen zunächst geprüft werden. Typische Gründe sind beispielsweise:

• Die Ware wurde nicht oder nicht vollständig geliefert.
• Die Dienstleistung wurde aus Sicht des Schuldners mangelhaft erbracht.
• Der Rechnungsbetrag ist aus Sicht des Schuldners nicht korrekt.
• Der Schuldner bestreitet den zugrunde liegenden Vertrag oder die Forderung insgesamt.

Collectia informiert den Gläubiger über relevante Einwendungen und fordert bei Bedarf weitere Unterlagen an. Anschließend kann geprüft werden, ob und in welchem Umfang die Forderung weiterverfolgt werden kann.

Das Bestreiten einer Forderung bedeutet nicht automatisch, dass jede außergerichtliche Bearbeitung beendet werden muss. Lässt sich der Streit jedoch nicht außergerichtlich klären und soll die Forderung gegen den Willen des Schuldners durchgesetzt werden, kann eine gerichtliche Klärung erforderlich sein.

Davon zu unterscheiden ist der Widerspruch gegen einen Mahnbescheid im gerichtlichen Mahnverfahren. Legt der Schuldner dort rechtzeitig Widerspruch ein, kann für den widersprochenen Teil nicht einfach ein Vollstreckungsbescheid erlassen werden. Soll die Forderung weiterverfolgt werden, kann das Verfahren in das streitige Verfahren übergehen.

Unternehmen sollten deshalb Angebote, Verträge, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und relevante Kommunikation sorgfältig dokumentieren.

Ein Inkassodienstleister kann grundsätzlich mit der Bearbeitung einer fälligen und offenen Forderung beauftragt werden. Für die Frage, ob Inkassokosten als Verzugsschaden gegenüber dem Schuldner geltend gemacht werden können, ist insbesondere relevant, ob sich der Schuldner bereits im Verzug befindet.

Verzug tritt häufig durch eine Mahnung nach Eintritt der Fälligkeit ein. Eine Mahnung ist jedoch nicht in jedem Fall erforderlich. Das gilt beispielsweise, wenn ein konkreter Zahlungstermin kalendermäßig bestimmt wurde oder die Voraussetzungen der gesetzlichen 30-Tage-Regel erfüllt sind.

Eine bestimmte Anzahl von Mahnungen oder eine allgemeine Mindestfrist von zehn Tagen ist für die Übergabe an ein Inkassounternehmen gesetzlich nicht vorgeschrieben.

Typischer Ablauf in der Praxis:

1. Die Forderung wird fällig und bleibt unbezahlt.
2. Der Gläubiger prüft, ob bereits Verzug eingetreten ist.
3. Falls erforderlich oder sinnvoll, wird eine Mahnung beziehungsweise Zahlungsaufforderung versendet.
4. Bleibt die Zahlung aus, kann die Forderung an Collectia übergeben werden.

Bestreitet der Schuldner die Forderung, müssen seine Einwendungen berücksichtigt und geprüft werden. Lässt sich die Auseinandersetzung nicht außergerichtlich lösen, kann zur verbindlichen Durchsetzung der Forderung ein gerichtliches Verfahren erforderlich sein.

Viele Unternehmen – vom Handwerksbetrieb bis zum Konzern – kennen das Problem: Offene Rechnungen belasten Liquidität, binden Ressourcen und gefährden Geschäftsbeziehungen.

Collectia ist Ihr erfahrener Partner für professionelles Forderungsmanagement – vom ersten Mahnschreiben bis zur Vollstreckung.

Unser Leistungsversprechen:

• Volldigitales Kundenportal mit Echtzeit-Übersicht
• Diverse Schnittstellen zu ERP- und Buchhaltungssystemen
• Erfahrene Inkassosachbearbeiter
• Faire Kostenmodelle – ohne versteckte Gebühren
• Branchenübergreifende Erfahrung – von E-Commerce bis Versorger

Wir passen uns an Ihre Prozesse an – nicht umgekehrt. Ob Sie wenige Einzelfälle oder Tausende von Forderungen im Jahr haben: Wir sorgen für strukturierte Abläufe, schnelle Ergebnisse und einen respektvollen Umgang mit Ihren Kunden.

Ja. Collectia hat keine Mindestbetragsgrenze. Wir bearbeiten Forderungen ab wenigen Euro genauso professionell wie Großforderungen – besonders bei wiederkehrenden Kleinbeträgen zahlt sich automatisiertes Inkasso aus.

Nein. Collectia ist kein Factoring- oder Forderungsankaufsunternehmen. Wir übernehmen ausschließlich das Forderungsmanagement in Ihrem Namen.
So behalten Sie die volle Kontrolle – und profitieren gleichzeitig von unserer Erfahrung und Infrastruktur.

Für Forderungsverkauf verweisen wir bei Bedarf an spezialisierte Anbieter, z. B. im Bereich Factoring oder Portfoliotransaktionen.